Świadczenie usług hotelowych, gastronomicznych oraz konferencyjnych dla 80 osób w związku z organizacją konferencji w Wałczu w dniach 27-29 września 2017 r.

 

ROZDZIAŁ 1

 

 

 

INSTRUKCJA DLA WYKONAWCÓW

 

 

 

UNIWERSYTET SZCZECIŃSKI

 

al. Papieża Jana Pawła II 22a   70-453 SZCZECIN

 

 

 
 

 

 

 

 

 

 

Reprezentowany przez Rektora US prof. dr. hab. Edwarda Włodarczyka, działając

w oparciu o
Ustawę z dnia 29 stycznia 2004 roku Prawo Zamówień Publicznych zaprasza do złożenia ofert w postępowaniu pn.:

 

 

 

Świadczenie usług hotelowych, gastronomicznych oraz konferencyjnych dla 80 osób w związku z organizacją konferencji w Wałczu w dniach 27-29 września 2017 r.

 

 

 

Zakres zadań Wykonawcy opisany został w Rozdziale 2 niniejszego zapytania ofertowego.

 

 

 
 

 

 

 

 

I.                   Opis sposobu przygotowania ofert

 

 

 

1.      Wykonawca poniesie wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.

 

2.      Wykonawca zobowiązany jest do zdobycia wszelkich informacji, które mogą być konieczne do przygotowania oferty oraz podpisania umowy.

 

3.      Dokumenty sporządzone w języku obcym muszą być złożone wraz z tłumaczeniami na język polski poświadczonymi przez Wykonawcę. 

 

4.      Każdy Wykonawca przedłoży tylko jedną ofertę, sam lub jako reprezentant spółki czy konsorcjum. Złożenie więcej niż jednej oferty przez jednego Wykonawcę spowoduje odrzucenie wszystkich jego ofert.

 

5.      Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia publicznego składają jeden lub kilka dokumentów tak, aby wspólnie udokumentować spełnianie warunków podmiotowych, brak podstaw do wykluczenia oraz dotyczących przedmiotu zamówienia. Wymagane oświadczenia należy złożyć w sposób wyraźnie wskazujący, iż oświadczenie składają wszyscy Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia publicznego. Nadto, Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia publicznego, ustanawiają pełnomocnika do reprezentowania ich w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo reprezentowania w postępowaniu i zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego. Pełnomocnictwo winno być załączone w formie oryginału lub notarialnie poświadczonej kopii do oferty. Dopuszczalne jest również dołączenie kopii pełnomocnictwa poświadczonej za zgodność z oryginałem przez mocodawcę.

 

6.      Miejsce i sposób składania ofert – oferty można składać w wersji papierowej (osobiście lub za pośrednictwem poczty) albo elektronicznej.

 

Wersja papierowa:

 

ofertę należy złożyć w siedzibie Zamawiającego, to jest: Samodzielna Sekcja Zamówień Publicznych, al. Papieża Jana Pawła II 31, pokój 303, 70-453 Szczecin. Oferta w wersji papierowej powinna być złożona w zamkniętej kopercie z dopiskiem „Oferta na Świadczenie usług hotelowych, gastronomicznych oraz konferencyjnych dla 80 osób w związku z organizacją konferencji w Wałczu w dniach 27-29 września 2017 r.”.

 

Wersja elektroniczna:

 

skan podpisanej oferty należy przesłać na adres e-mail: agnieszka.dabska@univ.szczecin.pl.                      

 

7.      Termin składania ofert upływa 10 lutego 2017 roku o godz. 11:30. Oferty otrzymane przez Zamawiającego po tym terminie zostaną zwrócone Wykonawcom.

 

8.      Oferty zostaną otwarte w tym samym dniu o godz. 12:00 w Samodzielnej Sekcji Zamówień Publicznych  US, pok. 307, al. Papieża Jana Pawła II 31, Szczecin.

 

9.      Kryteria oceny ofert:      cena brutto                90 %

 

termin płatności        10 %

 

10.  Sposób oceny ofert według przyjętych kryteriów:

 

 

 

Kryterium 1  będzie obliczone za pomocą następującego wzoru:

 

 

 

                   Cena brutto  = [(Cn : Cb) x 90 %] x 100

 

     gdzie:

 

                Cn   -    cena najniższa (brutto)

 

                Cb   -    cena wynikająca z oferty badanej (brutto)

 

 

 

Maksymalną liczbę punktów w obrębie kryterium otrzyma oferta z najniższą ceną.

 

 

 

Kryterium 2  będzie obliczone w następujący sposób:

 

 

 

Termin płatności = [(Tb : Tn) x 10%] x 100

 

    gdzie:

 

               Tb   -   termin płatności w ofercie badanej

 

               Tn   -   najdłuższy oferowany termin płatności

 

 

 

UWAGA:

 

Maksymalną liczbę 10 punktów w obrębie kryterium uzyska oferta z najdłuższym oferowanym terminem płatności, przy czym:

 

- zaoferowanie terminu płatności dłuższego niż 30 dni spowoduje, że do oceny kryterium będzie brany termin 30-dniowy i taki termin zostanie ujęty w umowie;

 

- brak w ofercie informacji o terminie płatności spowoduje, że do oceny kryterium będzie brany termin 14-dniowy i taki termin zostanie ujęty w umowie.

 

Minimalny termin płatności to 14 dni. Zaoferowanie krótszego terminu płatności spowoduje odrzucenie oferty.

 

 

 

Termin płatności musi być podany w dniach kalendarzowych.

 

 

 

11.  Oferta zostanie odrzucona, jeżeli:

 

·         będzie niezgodna z niniejszym zapytaniem,

 

·         jej złożenie będzie stanowiło czyn nieuczciwej konkurencji w rozumieniu przepisów ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji,

 

·         będzie zawierała rażąco niską cenę w stosunku do przedmiotu zamówienia,

 

·         będzie zawierała błędy w obliczeniu ceny lub kosztu,

 

10.  Wykonawca określi wartość netto i brutto zadania na formularzu oferty – załącznik nr 1.

 

11.  Wszystkie elementy oferty powinny zawierać w sobie ewentualne upusty stosowane przez  Wykonawcę, tzn. muszą być one wkalkulowane w cenę oferty.

 

12.  Cena oferty powinna być podana cyfrowo i słownie. Ceny muszą być zaokrąglone do dwóch  miejsc po przecinku.

 

13.  Wszystkie ceny określone przez Wykonawcę są wiążące i zostaną wprowadzone do umowy.

 

14.  Jeżeli złożono ofertę, której wybór prowadziłby do powstania u zamawiającego obowiązku podatkowego zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług, zamawiający w celu oceny takiej oferty doliczy do przedstawionej w niej ceny podatek od towarów i usług, który miałby obowiązek rozliczyć zgodnie z tymi przepisami. Wykonawca, składając ofertę, informuje zamawiającego, czy wybór oferty będzie prowadzić do powstania u zamawiającego obowiązku podatkowego, wskazując nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, których dostawa lub świadczenie będzie prowadzić do jego powstania, oraz wskazując ich wartość bez kwoty podatku.

 

15.  Rozliczenia będą prowadzone w walucie: PLN.

 

16.  Okres związania Wykonawców złożoną ofertą wynosi 30 dni licząc od upływu terminu składania ofert.

 

17.  W prowadzonym postępowaniu nie przysługują środki ochrony prawnej przewidziane w art. 179 – 198 ustawy PZP.

 

18.  Z tytułu odrzucenia oferty Wykonawcom nie przysługuje roszczenie przeciwko Zamawiającemu.

 

19.  Oferty po dokonaniu wyboru nie będą zwracane Wykonawcom.

 

20.  Dokumenty wymagane:

 

a.         formularz oferty – załącznik nr 1;

 

b.        pełnomocnictwo do podpisania oferty, o ile nie wynika ono z ustawy albo z innych dokumentów załączonych do oferty;

 

c.         odpis z właściwego rejestru lub z centralnej ewidencji i informacji o działalności gospodarczej, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru lub ewidencji;

 

d.        oświadczenie Ośrodka w przedmiocie udostępnienia swoich zasobów w zakresie wolnych pokoi hotelowych, usług gastronomicznych oraz sal konferencyjnych w związku z niniejszym postępowaniem.

 

 

 

ROZDZIAŁ 2

 

 

 

OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

 

 

 

Przedmiotem zamówienia jest wykonanie:

 

usługi hotelowej, w tym zakwaterowania, wyżywienia, wynajmu sali konferencyjnej dla 80 osób, organizację jednodniowej wycieczki do Drawieńskiego Parku Narodowego w związku z organizacją konferencji w Wałczu w dniach 27-29 września 2017 r.

 

 

 

Zamawiający oczekuje, aby oferowany przedmiot zamówienia spełniał następujące warunki:

 

 

 

a)      Ośrodek ma siedzibę w Wałczu.

 

 

 

b)      Ośrodek posiada pokoje z łazienkami, posiada salę restauracyjną i salę konferencyjną.

 

 

 

c)      Ośrodek jest w stanie zrealizować przedmiot zamówienia w dniach 27-29 września 2017 roku w swojej siedzibie w Wałczu, zgodnie z adresem podanym w ofercie, przy czym miejsce realizacji zamówienia stanowi jeden zwarty budynek będący własnością Ośrodka.

 

 

 

d)     Ośrodek zapewni zakwaterowanie, wyżywienie oraz salę konferencyjną w miejscu realizacji przedmiotu zamówienia oraz zorganizuje jednodniową wycieczkę do Drawieńskiego Parku Narodowego. Zakwaterowanie, wyżywienie oraz sala konferencyjna wynajęte przez Zamawiającego znajdują się w tym samym miejscu.

 

 

 

e)      Ośrodek posiada w miejscu realizacji przedmiotu zamówienia liczbę pokoi umożliwiającą zakwaterowanie uczestników konferencji.

 

 

 

f)       Zamawiający oczekuje zakwaterowania w pokojach jedno- i dwuosobowych oraz apartamentach, przy czym Ośrodek udostępni na wynajem przynajmniej 5 pokoi jedno- lub dwuosobowych, liczonych jako pokoje jednoosobowe.

 

 

 

g)      Ośrodek zapewni bezpłatny dostęp do Internetu na terenie Ośrodka.

 

 

 

h)      Ośrodek posiada odpowiednie uprawnienia do przyjmowania osób niepełnosprawnych.

 

 

 

i)        Pokoje, w których zakwaterowani będą uczestnicy Konferencji mają jednakowy standard zgodny z określonym w Dz. U. z 2006r, nr 22, poz. 169, załącznik nr 1.

 

 

 

j)        Ośrodek zapewni w miejscu realizacji zamówienia wyżywienie w postaci:

 

               - śniadań w dniach:                        27, 28, 29 września 2017 roku

 

               - obiadów w dniach:                       27 i 28 września 2017 roku

 

               - uroczystej kolacji w dniu:            27 września 2017 roku

 

               - kolacji w postaci grilla w dniu:    28 września 2017 roku

 

 

 

Informacje dotyczące uroczystej kolacji:

 

Kolacja powinna mieć miejsce w restauracji, menu: przystawka, dwie zupy do wyboru, danie drugie, dania zimne, deser, woda mineralna, kawa, herbata, soki, owoce.



 

Informacje dotyczące kolacji w postaci grilla:

 

Kolacja powinna mieć miejsce w pobliżu Ośrodka, na jego zapleczu, menu: siedem rodzajów dań grillowych, surówka, woda mineralna, kawa, herbata, soki.

 

 

 

Wymagania dotyczące pozostałych posiłków:

 

Śniadanie: różne rodzaje pieczywa, wędlina, sery, dżem, jajecznica, naleśniki lub parówki, musli, mleko, kawa, herbata, napoje zimne niegazowane.

 

Przerwa kawowa: dwa rodzaje ciast, cukierki, ciastka, kawa, herbata, woda, soki.

 

Obiad: zupa, danie drugie, zestaw surówek. Ciasto, kawa, herbata, woda mineralna, soki.

 

 

 

k)      Ośrodek posiada odpowiednie zaplecze (kuchnię, salę restauracyjną), umożliwiające realizację przedmiotu zamówienia w zakresie wyżywienia.

 

 

 

l)        Ośrodek posiada salę restauracyjną  zapewniającą realizację przedmiotu zamówienia

w zakresie wyżywienia - jednorazowo dla min. 70 osób (nie jest możliwa realizacja wyżywienia dla 70 osób w systemie „na zmiany”).

 

 

 

m)    Świadczenie usług żywienia powinno odbywać się wg ustawy z dnia 25.08.2006 roku

o bezpieczeństwie żywności i żywienia (Dz. U. z 2006 r., nr 171 poz. 1225 z póź. zmianami).

 

 

 

n)      Posiłki realizowane w zakresie wyżywienia muszą być przygotowywane w miejscu realizacji przedmiotu zamówienia - catering nie jest możliwy.

 

 

 

o)      Wyżywienie powinno spełniać wymogi aktualnych wytycznych Instytutu Żywności

i Żywienia.

 

 

 

p)      Ośrodek powinien w codziennym jadłospisie uwzględnić produkty ze wszystkich grup: produkty zbożowe, warzywa i owoce, mleko i jego przetwory, produkty dostarczające pełnowartościowego białka. Zasada urozmaicenia powinna dotyczyć wszystkich posiłków.

 

 

 

q)      W ramach oferty wyżywienia, przy realizacji przedmiotu zamówienia podczas konferencji w Ośrodku, Ośrodek przedstawi Zamawiającemu na 10 dni przed konferencją przykładowe zróżnicowane menu w przypadku obiadów (propozycje mięsne i rybne) i uroczystej kolacji, które będą wiązały Wykonawcę w kwestii usługi wyżywienia dla uczestników konferencji.

 

 

 

r)       Ośrodek posiada w swojej siedzibie, w jednym budynku klimatyzowaną salę konferencyjną, umożliwiającą realizację przedmiotu zamówienia zgodnie z nw. wykazem – harmonogramem sesji. Należy uwzględnić jej powiększenie o powierzchnie zapewniającą udział 100 osób.

 

 

 

s)       Wykonawca zobowiązuje się do przygotowania sali do sesji plenarnych tak, aby było możliwe przeprowadzenie obrad realizowanych w ramach realizacji zamówienia. Szczegółowy harmonogram sesji zostanie podany do 02.09.2017 r.

 

 

 

t)       Ustawienie kinowe sali konferencyjnej oraz stolik dla przewodniczącego

i prelegentów danej sesji.

 

 

 

u)      Sala konferencyjna powinna spełniać następujące standardy:

 

a.       jest salą konferencyjną, a nie salą przystosowaną do obrad,

 

b.      urządzenie sali dla określonej liczby osób będzie komfortowe, zgodne z wytycznymi BHP,

 

c.       sala konferencyjna jest wyposażona w sprzęt audiowizualny (rzutnik multimedialny, ekran, mikrofon, odpowiednie nagłośnienie oraz ma dostęp do Internetu),

 

 

 

v)      W cenę sali wliczone są: obsługa techniczna, oznakowanie sali, projektory multimedialne, ekrany.

 

 

 

w)    W miejscu realizacji przedmiotu zamówienia Ośrodek zapewni dwa serwisy kawowe dla uczestników przedmiotu zamówienia (na 80 osób, + 20 osób), obejmujące kawę, herbatę, wodę mineralną, bufet cukierniczy (ciastka, ciasta). Serwisy kawowe powinny być realizowane w pomieszczeniu/holu bezpośrednio przylegającym do sali konferencyjnej. Ośrodek przedstawi Zamawiającemu na 10 dni przed konferencją przykładowe menu przedmiotowego bufetu.

 

 

 

x)      Ośrodek posiada przy budynku Ośrodka parking, który udostępni nieodpłatnie  uczestnikom przedmiotu zamówienia (dla ok. 25 samochodów osobowych).

 

 

 

y)      Ośrodek w swoim wyposażeniu, w miejscu realizacji przedmiotu zamówienia, posiada

i udostępni nieodpłatnie uczestnikom korzystanie z basenu i sauny.

 

 

 

z)      Ośrodek zorganizuje jednodniową wycieczkę do Drawieńskiego Parku Narodowego dla 50 osób, w dniu 29.09.2017, klimatyzowanym autokarem. Długość trasy będzie liczyła około 200 km drogami utwardzonymi umożliwiającymi swobodny przejazd autokaru. Na 30 dni przed rozpoczęciem konferencji Ośrodek uzgodni z organizatorem konferencji trasę wycieczki. 

 

 

 

ź)    Zleceniobiorca gwarantuje niezmienność kosztu realizacji zamówienia od osoby.

 

 

 

ż)  Liczba uczestników przedmiotu realizacji może ulec zmianie (+ 20 osób). Liczba osób stanowiąca podstawę rozliczenia zostanie obliczona na podstawie rzeczywistego wykorzystania (konsumpcji) pokoi i wyżywienia i będzie podana w dniu 29.09.2017 r.

 

 

 

 

 

Harmonogram sesji (ogólny)

 

 

 

27 września, środa

 

referaty 15-minutowe + 5 minut na dyskusję

 

Otwarcie konferencji 10.00 - 10.15

 

Pierwsza sesja referatowa 10.20-11.50 4 referaty

 

11.50–12.20    Przerwa kawowa

 

Druga sesja referatowa 12.20–13.40 4 referaty

 

14.00–15.00    Obiad

 

Trzecia sesja referatowa 15.30–16.30  3 referaty

 

19.00– Uroczysta kolacja - bankiet

 

 

 

28 września, czwartek

 

7.30–9.00  Śniadanie

 

Czwarta sesja referatowa 10.00-11.20 4 referaty

 

11.20–11.50    Przerwa kawowa

 

Piąta sesja referatowa 11.50–13.10 4 referaty

 

14.00–15.00    Obiad

 

Sesja posterowa. 15.30–16.20

 

16.30–18.30 Panel dyskusyjny i podsumowanie konferencji – Działalność człowieka a przyrodnicze funkcjonowanie wód płynących

 

19.00– Kolacja przy grillu

 

 

 

29 września, piątek

 

7.30 – 9.00      Śniadanie

 

Wycieczka do Drawieńskiego Parku Narodowego 9.30–16.00

 

14.00- 14.40 obiad w trakcie wycieczki w Drawnie

 

Termin składania ofert: 
10 Lut 2017 - 11:30